Cir_Interni_5_5_00_5 DIREZIONE GENERALE PER L’AMMINISTRAZIONE GENERALE E PER GLI AFFARI DEL PERSONALE Ufficio Studi per l’Amministrazione Generale e per gli Affari Legislativi CIRCOLARE N. 50 Prot. M/29142 Roma, 5 maggio 2000 AI PREFETTI DELLA REPUBBLICA AL COMMISSARIO DEL GOVERNO PER LA PROVINCIA DI AL COMMISSARIO DEL GOVERNO PER LA PROVINCIA DI e, p.c. ALLA PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI Dipartimento per gli Affari Giuridici e Legislativi OGGETTO: Legge 675/1996 – Trattamento dei dati personali – - d.lgvo 135/1999 - ricognizione dati sensibili e giudiziari – direttiva Presidenza del Consiglio dei Ministri . 1. Con circolare n. 118 dello scorso 13 dicembre 1999, in vista della predisposizione di un apposito provvedimento ministeriale di ricognizione e pubblicizzazione dei dati “sensibili” e “giudiziari” e dei tipi di operazioni strettamente pertinenti e necessarie all’assolvimento delle funzioni spettanti a questa Amministrazione sia in sede centrale che periferica, ai sensi dell’art. 5, comma 3 del d.lgvo 135/1999, le SS.LL. sono state pregate di fornire gli elementi di competenza. Il Dipartimento per gli affari giuridici e legislativi della Presidenza del Consiglio, a seguito dell’esame dei primi schemi di provvedimento predisposti da un campione significativo di amministrazioni centrali e locali, ai fini di un corretto ed omogeneo espletamento degli adempimenti di cui al cennato art. 5, ha ritenuto opportuno fornire, con la circolare dello scorso 19 aprile trasmessa a tutte le amministrazioni statali nonché, direttamente, a quelle locali, ulteriori indicazioni in ordine alla redazione dei provvedimenti ricognitivi (circ.re 19 aprile 2000, n. DAGL/643-PRES.2000, pubblicata in G.U. del 3.5.2000 – serie generale – n. 101). In particolare, è stato ritenuto opportuno che i provvedimenti di che trattasi specifichino, nell’ambito dei “tipi di operazioni strettamente pertinenti e necessarie” allo svolgimento dei trattamenti di dati personali sensibili e/o giudiziari effettuati in relazione alle finalità perseguite nei singoli casi: se la raccolta dei dati avvenga presso l’interessato o presso terzi; se il trattamento dei dati comporta operazioni svolte all’interno della stessa amministrazione (conservazione, distruzione, organizzazione, modificazione, cancellazione, distruzione, con l’eventuale indicazione dei termini di dette operazioni); se il trattamento dei dati comporta operazioni di trasmissione all’esterno (comunicazione, diffusione) per finalità di rilevante interesse pubblico perseguite da altri soggetti; se il trattamento è di tipo statico e cioè di mera conservazione e trascrizione dei dati, o di tipo dinamico (costituzione di banche-dati, effettuazione di elaborazioni complesse (selezione, estrazione, aggregazione, correlazione ecc.). In relazione a tali nuove indicazioni, si pone pertanto l’esigenza d’integrare la ricognizione già effettuata da codesti Uffici. Si pregano pertanto le Prefetture ed il Commissariato del Governo per la provincia di Trento, già specificamente interessati con la suddetta circolare del 13 dicembre 1999 in sede di prima ricognizione, di riformulare le schede già trasmesse integrandole con gli ulteriori elementi d’interesse così come individuati nell’allegata scheda predisposta dalla stessa Presidenza del Consiglio. Analoga richiesta è effettuata per le altre Prefetture laddove, come già precisato nella circolare del 13 dicembre, abbiano segnalato specifiche fattispecie di trattamento di dati personali “sensibili” e/o “giudiziari” attivate localmente. Si confida in un tempestivo inoltro dei dati cennati, comunque entro il 30 maggio p.v., al fine di poter procedere alla definitiva predisposizione del provvedimento di che trattasi. 2. Tanto premesso in ordine agli obblighi di legge direttamente riguardanti questa Amministrazione, preme segnalare che analoghi adempimenti sono di spettanza delle amministrazioni locali, cui, come dianzi cennato, la Presidenza ha fornito le indicazioni suesposte. L’esigenza di garantire un’organica e coerente attuazione delle disposizioni contenute nel decreto legislativo 135/1999, che hanno motivato l’emanazione stessa della direttiva della Presidenza del Consiglio, inducono a segnalare all’attenzione delle SS.LL., l’opportunità di valutare positivamente la promozione di iniziative di collaborazione a favore degli enti locali al fine di agevolare, nel rispetto dell’autonomia degli stessi, l’attuazione degli adempimenti di che trattasi. Ciò potrebbe presentare un notevole grado di utilità nella specie con riguardo ai comuni di dimensioni minori a fronte della delicatezza e della complessità degli adempimenti cui sono tenuti. Poiché, infatti, almeno in parte (ma certamente in misura prevalente) sussiste un’area di comune interesse tra gli enti locali in ordine ai compiti ed alle funzioni svolte (ad esempio, gestione del personale, attività socio-assistenziali, protezione civile, etc.), è di per sé evidente che l’attivazione di forme di raccordo e di cooperazione tra gli stessi enti li esonererebbe dagli oneri connessi ad una definizione individuale delle fattispecie di interesse, peraltro esposta al rischio di incompletezza e di disomogeneità con conseguenze negative sulla funzionalità degli enti. Pertanto si rimette alla valutazione delle SS.LL. - in relazione al contesto della rispettiva amministrazione locale, alle esperienze maturate nel settore ed alle risorse disponibili - l’opportunità di avviare, nelle forme ritenute localmente più congrue, iniziative di raccordo e di promozione nei sensi suindicati. Delle eventuali iniziative intraprese si gradirà avere notizia. Si prega di voler fornire un cortese cenno d’intesa. IL DIRETTORE GENERALE (Catalani) LL ATTIVITA’ (1) FINALITA’ (2) TIPI DI DATI SENSIBILI TRATTATI (3) TIPI DI OPERAZIONI ESEGUIBILI RACCOLTA DEI DATI (4) TIPO DI TRATTAMENTO INTERNO (5) TIPO DI TRATTAMENTO ESTERNO (6) TRATTAMENTO STATICO O DINAMICO (7) specificare l’ambito di attività rilevante per il trattamento dei dati personali: gestione del personale, onorificenze, igiene e sicurezza sul lavoro, etc.; di interesse pubblico perseguite (anagrafe, cittadinanza, stato civile, diritti politici, rapporti di lavoro, etc.) e relative fonti normative (indicare le norme che richiamano le finalità per le quali è ammesso il trattamento dei dati: d.leg.vo n. 135/99, autorizzazione del Garante, leggi particolari); dati relativi all’origine razziale, all’appartenenza religiosa, allo stato di salute, etc., ex art. 22 legge 675/96, etc.; presso l’interessato, o presso altre amministrazioni; conservazione, registrazione, organizzazione, notificazione, cancellazione, distruzione. Termine di conservazione; comunicazioni, trasmissioni. Finalità di interesse pubblico perseguite da altri soggetti; conservazione, trascrizione oppure costituzione banche dati, elaborazioni complesse/estrazione, aggregazione, correlazione, etc.;