Cir_Interni_30_3_00_37 DIREZIONE GENERALE PER L’AMMINISTRAZIONE GENERALE E PER GLI AFFARI DEL PERSONALE Ufficio Studi per l’Amministrazione Generale e per gli Affari legislativi CIRCOLARE N. 37 Prot. n. M/2104/2 Roma, 30 marzo 2000 OGGETTO: Semplificazione amministrativa. Controlli sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive. Un primo quadro rappresentativo dell’andamento dei controlli effettuati dalle pubbliche amministrazioni in ottemperanza a quanto stabilito dall’articolo 11 del D.P.R. 20 ottobre 1998, n.403 ha rivelato che, grazie anche alla costante opera di sensibilizzazione svolta dalle SS. LL., sono state assunte interessanti iniziative in ambito locale al fine di organizzare un corretto e sistematico svolgimento delle verifiche sull’autocertificazione. In particolare, da parte di alcuni enti locali o uffici periferici sono state definite in apposite “linee-guida” le direttive alle quali le strutture interne interessate devono attenersi nell’effettuare le verifiche (a titolo esemplificativo, si allegano le linee guida adottate dal Comune di Fiorenzuola D’Arda). Pertanto, allo scopo di agevolare lo svolgimento dei prescritti controlli sull’autocertificazione ed a tal fine di rendere di generale fruibilità i modelli organizzativi ed operativi elaborati dagli enti e dagli uffici che li hanno già adottati, è intendimento di questo Ufficio raccogliere le esperienze più significative per farne patrimonio comune a disposizione di chiunque ne abbia interesse. Gli elementi raccolti verranno resi disponibili attivando - presso il sito INTERNET del Ministero dell’interno - un’apposita pagina telematica nella quale saranno visualizzabili i relativi documenti. Alla luce di quanto premesso si pregano le SS.LL. di trasmettere le linee-guida elaborate sullo specifico argomento dagli enti operanti nelle rispettive province e acquisite dalle Prefetture in relazione alle iniziative di promozione e di raccordo assunte secondo le disposizioni della circolare di questa Direzione Generale n. 108 del 5 novembre 1999. IL DIRETTORE GENERALE (Catalani) Linee guida per l’effettuazione dei controlli sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni (DSC) e di atti di notorietà (DSAN) rese all’Amministrazione Comunale I controlli finalizzati ad accertare la veridicità delle DSC e della DSAN rese dai soggetti interessati all’Amministrazione comunale sono componente essenziale del sistema di semplificazione delle certificazioni amministrative delineato dal D.P.R. 20.10.1998 n. 403, in attuazione degli artt. 1, 2 e 3 della legge 15.5.1997, n. 127. Pertanto tutti gli operatori dell’Amministrazione addetti alla ricezione della DSC e delle DSAN, sotto la direzione dei rispettivi Responsabili di Settore, hanno il preciso obbligo di condurre le verifiche secondo i presupposti, tempi e modalità indicati nelle presenti linee-guida. A tal scopo vengono individuate le seguenti due forme di verifica: controlli a campione su un numero determinato di dichiarazioni, da attivarsi periodicamente sulla base dei criteri stabiliti nel presente documento; controlli puntuali ed accurati di dichiarazioni rese nell’ambito di specifici procedimenti, qualora insorgano ragionevoli dubbi sulla veridicità del contenuto delle medesime o, per le DSAN, emergano all’evidenza elementi tali da far ritenere che le dichiarazioni configurino in modo non corretto, o non veritiero, stati, fatti o qualità del soggetto che le ha prodotte. Le due forme di riscontro della veridicità delle informazioni rese sono tra loro complementari, di modo che lo sviluppo di puntuali controlli su DSC e DSAN presentate per particolari procedimenti non esclude che, rispetto al particolare ambito di attività svolto, vengano attivati anche controlli a campione, secondo una strategia di interrelazione tra le due soluzioni, da individuarsi a cura dei competenti Responsabili di Settore. Gli Operatori in particolare devono sviluppare i controlli in modo da evitare duplicazioni (controlli effettuati due volte sulle medesime dichiarazioni) e di garantire la reale efficacia di quelli effettuati, privilegiando, pertanto, secondo un criterio d’azione generale, la tempestività dei riscontri rispetto al numero complessivo delle verifiche. A tale ultimo fine è opportuno che le verifiche ed i riscontri delle informazioni conferite (specie se debbano richiedere interrelazioni con altre P.A.) avvengano secondo le seguenti temporizzazioni: entro un termine massimo di 15 giorni dalla conclusione del procedimento per il quale sono state presentate le DSC e le DSAN in caso di controllo puntuale. Entro un termine massimo di 30 giorni dalla data presa a riferimento per l’attivazione della verifica in caso di controlli a campione. L’attività di controllo sulle DSC e sulle DSAN deve essere anzitutto finalizzata a rilevare la presenza di eventuali errori sanabili. E’ infatti possibile che il dichiarante, abbia conferito dati ed informazioni non precisi, per errore ritenuto scusabile. In tal caso il Servizio procedente dovrà verificare: l’evidenza dell’errore (per es. dati anagrafici con cifre di nascita invertite); la sua non incidenza effettiva e sostanziale sul procedimento in corso; la possibilità di essere sanato dall’interessato con una dichiarazione integrativa; Il riscontro della veridicità delle informazioni prodotte in DSC e DSAN, nell’ipotesi di controlli specifici e puntuali, deve essere sviluppato con riferimento ai seguenti elementi: specifici oggetti d’indagine (ossia elementi contenutistici di rilievo inseriti nella dichiarazione e caratterizzanti la stessa in relazione alla tipologia di procedimento attivato); indicatori di “rischio” (ossia elementi in grado di far presupporre l’incoerenza o la non veridicità delle informazioni e dei dati conferiti). In particolare in riferimento al precedente punto sub b) la sollecitazione al controllo non deve aversi su basi incerte, o su indicazioni esterne all’Ente, bensì deve derivare da precisi raffronti con i suddetti indicatori di “rischio”, quali: un confronto tra banche dati tale da aver fatto emergere elementi di incoerenza (informazioni differenti per procedimenti analoghi ecc.). imprecisioni nella compilazione tali da far supporre la volontà del dichiarante di rendere all’Amministrazione solo dati parziali e comunque in modo tale da non consentire all’Amministrazione stessa un’adeguata e completa valutazione degli elementi prodotti. I suddetti indicatori sono facilmente rapportabili ai riscontri per la DSC. Analogamente il controllo delle DSAN ispirato da elementi poco chiari può essere condotto qualora siano presenti i seguenti indicatori “di rischio”: indeterminatezza della situazione descritta nella DSAN e contemporanea impossibilità di raffrontarla a documenti o a elementi di riscontro oggettivi; lacunosità della dichiarazione rispetto agli elementi richiesti dall’Amministrazione in sede di istanza o di procedimento suppletivo. La rilevazione della presenza di uno o più dei sopradescritti indicatori impone all’Operatore del Servizio interessato di attivare la procedura di controllo, anche nel caso in cui il procedimento sia ancora in fase istruttoria. I controlli attivati in base a rilevazioni condotte con indicatori di “rischio” devono essere effettuati in modo tale da riportare le informazioni rese nella DSC o DSAN prese in esame a confronto con: dati certi, attestabili o certificabili per la DSC; elementi documentali o probatori comprovanti il fatto, stato o qualità riportato nella DSAN. L’effettuazione del riscontro deve aversi in modo tale da poter acquisire elementi da porre a confronto che abbiano le seguenti caratteristiche: completezza del dato certificabile; esaustività dell’informazione riferita a situazioni complesse; vicinanza temporale (preferibilmente con riferimento a data contemporanea o immediatamente posteriore a quella della DSC o DSAN) con il momento di conferimento dell’informazione alla Amministrazione. Qualora il controllo sia effettuato su richiesta di altre Amministrazioni o altri Settori/Servizi dell’Ente, si appalesa necessario che la verifica sia condotta tenendo conto della finalizzazione della richiesta, evitando pertanto improprie soluzioni di confronto comportanti trattamenti con eccedenza di dati. Per quanto concerne i controlli a campione, le verifiche ed i riscontri devono essere orientati prevalentemente ai dai ed informazioni contenuti in DSC e DSAN relativamente a: procedimenti ad elevato volume di gestione (es. iscrizione a scuola materna o asilo nido) o aventi natura particolarmente complessa (situazioni con dinamiche temporali articolate, dati tecnici, situazioni con molteplici riferimenti economico e/o reddituali ecc.). procedimenti che presentano profili di notevole rilevanza per l’Amministrazione, in quanto finalizzati ad ottenere benefici di natura economica o assimilabili (in ambito socio-assistenziale per contributi a singoli o associazioni, per diritto allo studio, nell’edilizia residenziale pubblica); procedimenti nei quali le informazioni rese comportano priorità in confronti concorsuali per es. graduatorie di iscrizione asilo nido, concorso ecc.); procedimenti finalizzati al rilascio di licenze, concessioni ed autorizzazioni qualora le informazioni fornite costituiscono discriminante per il provvedimento finale (es., in materia di commercio) o per lo svolgimento dell’attività (es. attività ex artt. 19 e 20 L. n. 241/70); procedimenti di gara, a fronte dell’importanza delle informazioni per la partecipazione alla procedura di selezione del contraente. La scelta delle istanze con DSC e DSAN da sottoporre a controllo a campione deve essere effettuata, di norma con cadenza mensile, mediante sorteggio di almeno il 50% delle medesime in relazione al volume dei procedimenti attivati nell’arco temporale suindicato per ciascuna tipologia indicata al precedente punto 7, a fronte della necessità di sottoporre a verifica un campione sufficientemente indicativo per la particolare complessità dei procedimenti ivi indicati. Per le rimanenti tipologie di procedimenti si ritiene sufficiente condurre la verifica con analoga cadenza mensile, mediante sorteggio di almeno il 50% delle istanze contenenti DSC o DSAN prodotte in riferimento al volume complessivo dei procedimenti attivati nello stesso arco temporale. Qualora un medesimo soggetto attivi presso l’Amministrazione Comunale più procedimenti amministrativi in un limitato periodo di tempo, anche con differenti finalizzazioni, le DSC e le DSAN rese nei diversi procedimenti possono essere tra loro confrontate al fine di rilevare: la coerenza tra situazioni dichiarate in periodi temporali tra loro ravvicinati e confrontabili (per es. situazione lavorativa); la coerenza tra dati tra loro assimilabili (per es. dati reddituali). I suddetti elementi, qualora pongano in evidenza variazioni dimensionali e/o qualitative significative, possono essere assunti come base di verifica per un controllo più approfondito, finalizzato ad ottenere riscontri certi in ordine alle informazioni delle DSC o delle DSAN maggiormente differenziate. Nell’ipotesi in cui pervengano segnalazioni da parte di altre P.A. su problematiche inerenti alle eventuali dichiarazioni mendaci rilasciate da un soggetto che abbia contestualmente attivato procedimenti anche presso questo Ente, l’Operatore del servizio interessato deve sottoporre a controllo e verifica incrociata le informazioni rese da tale soggetto con DSC o DSAN per i procedimenti di propria competenza. Al fine di facilitare gli scambi di dati necessari per l’effettuazione di controlli incrociati, nonché definire procedure per instaurare relazioni con altre P.A. volte a facilitare le conferme di dati anche per via telematica, prescindendo dall’acquisizione cartacea, per i quali i Servizi interessati ai procedimenti di controllo chiedono riscontro, i Responsabili degli stessi devono sviluppare ogni utile iniziativa istituzionale atta a formalizzare i rapporti con altre P.A., in particolare mediante: protocolli d’intesa tecnico-operativi, qualora il dimensionamento dei controlli richieda impiego straordinario di risorse dell’una e dell’altra amministrazione interessata; lettere d’intenti, qualora il controllo sia sviluppabile con procedure semplici o con relazioni telematiche. I Responsabili dei Servizi interessati devono porre particolare attenzione nella scelta delle soluzioni operative volte all’instaurazione delle relazioni con altre P.A. per la realizzazione dei controlli diretti e indiretti di cui alla Direttiva della Funzione Pubblica 22.10.1999, dovendosi privilegiare, ai fini della tempestività ed efficacia delle verifiche: interrelazioni telematiche (e-mail, accessi a banche-dati ecc.) Comunicazioni ed attestazioni semplificate, trasmissibili via telefax, con piena garanzia di certezza ai sensi dell’art. 7 comma 3 del D.P.R. n. 403/98. Qualora siano rilevati, in sede di controllo elementi di falsità e mendacio nelle dichiarazioni rese da un soggetto all’Amministrazione nella forma di DSC o DSAN l’Operatore che ne rileva con assoluta certezza la non veridicità in applicazione dell’art. 26 della L. 15/68 con rilevazione della sussistenza dei presupposti probatori per il reato punito dall’art. 403 del Codice Penale, ha l’obbligo: in quanto pubblico ufficiale, di inoltrare immediatamente la segnalazione alla Procura della Repubblica presso il Tribunale competente con indicazione della notitia criminis e del soggetto presunto autore dell’illecito penale; di attivare contestualmente le procedure amministrative, nelle forme dovute, per l’adozione degli atti necessari alla tempestiva sospensione e revoca dei benefici conseguiti dal soggetto falsamente dichiarante sulla base della dichiarazione non veritiera, ai sensi dell’art. 11 comma 3 D.P.R. n. 403/98; di porre particolare cura e sollecito alle procedure amministrative relative al recupero, anche coattivo, delle somme indebitamente percepite dal soggetto che ha reso le false dichiarazioni nelle DSC e DSAN presentate, qualora tale mendacio abbia determinato la concessione al medesimo di benefici di natura economica.