Cir_Dogane_8_5_03_26
Circolare Dogane del 08/05/2003 n. 26 
Agenzia delle Dogane - Area Personale, Organizzazione e Informatica
Gestione delle locazioni passive.
Le disposizioni contenute nella presente nota costituiscono le istruzioni operative per la gestione delle locazioni passive, concernenti i contratti in corso e quelli da stipulare, e sono finalizzate ad uniformare e regolamentare l'attività degli Uffici Acquisti - centrale e periferici - nell'ambito della gestione immobiliare.
Le attività connesse con la gestione degli immobili sono svolte:
- dall'Ufficio Acquisti dell'Area Personale, Organizzazione e Informatica della struttura centrale, di seguito denominato APOI, per gli immobili di propria competenza; tale ufficio svolge altresì attività di indirizzo e coordinamento per la gestione degli immobili delle strutture periferiche; approva i piani di acquisizione regionali e definisce i piani di acquisizione a livello nazionale; predispone i contratti tipo (acquisizione e locazione);
- dagli Uffici Acquisti delle Direzioni Regionali per gli immobili in uso agli uffici di propria competenza; tali uffici definiscono i piani di acquisizione a livello regionale ed effettuano altresì il monitoraggio della situazione di utilizzo degli immobili stessi.
Nell'ambito delle competenze individuate vengono di seguito descritte le attività necessarie per la corretta gestione degli immobili in uso alle strutture periferiche, con l'avvertenza che le presenti istruzioni riguardano esclusivamente la gestione delle locazioni, mentre le disposizioni relative all'acquisizione ed alla ristrutturazione di immobili saranno diramate con successive comunicazioni.
In particolare le seguenti disposizioni riguardano gli aspetti fondamentali del processo di acquisizione in locazione, ovvero:
- la rilevazione dei bisogni e la definizione di piani per l'amministrazione del patrimonio immobiliare, che comprende le fasi di verifica delle esigenze immobiliari, di analisi di mercato volte all'identificazione degli immobili da acquisire in locazione e la predisposizione dei piani di acquisizione;
- la procedura di acquisizione dell'immobile che riguarda la verifica dei requisiti tecnico-economici, la fase negoziale, la stipula del contratto di locazione, con particolare evidenza agli adempimenti da porre in atto per la stipula del contratto stesso ed alle clausole contrattuali maggiormente rilevanti;
- le attività di gestione delle locazioni tramite la procedura informatica Sigma.

1. Rilevazione dei bisogni e piani di amministrazione del patrimonio immobiliare
Ciascun Ufficio Acquisti procede ad un'analisi preventiva ed al successivo costante monitoraggio del patrimonio immobiliare in uso valutando l'utilizzo degli stabili (organizzazione logistica degli spazi, stato di conservazione degli edifici, etc.) e la gestione dei contratti in corso (condizioni e scadenze contrattuali). In base a tali elementi si procederà a valutare i fabbisogni immobiliari espressi dalle unità organizzative dipendenti verificando, in primo luogo, la possibilità di soddisfare le esigenze immobiliari rappresentate mediante la più razionale utilizzazione degli immobili già in uso con un coerente recupero degli spazi disponibili, anche al fine di ridurre, ove possibile, le superfici utilizzate ed i connessi costi, ovvero proponendo le diverse ulteriori possibili soluzioni da adottare per soddisfare le necessità degli uffici di propria competenza (locazione, acquisto, realizzazione, ristrutturazione di immobili demaniali, etc.).
Sulla base degli elementi analizzati e valutati, gli Uffici Acquisti elaborano un piano territoriale di amministrazione del patrimonio immobiliare, nel quale descrivono le ipotesi di soluzioni prospettate, corredate dalle necessarie indicazioni tecniche ed economiche, relativamente agli interventi di razionalizzazione degli spazi (riorganizzazione e riallocazione degli uffici attraverso rilasci, accorpamenti e trasferimenti), di ristrutturazione degli immobili, ai rinnovi o ai recessi dei contratti di locazione, alle nuove locazioni, acquisizioni o realizzazioni.
Si ricorda che in fase di pianificazione resta opportuna la verifica preliminare dell'inesistenza di locali demaniali o patrimoniali disponibili ed idonei, da effettuarsi presso la filiale dell'Agenzia del Demanio competente per territorio.
In particolare, in caso di immobili da acquisire in locazione, l'Ufficio Acquisti é tenuto ad effettuare un'analisi sul mercato immobiliare volta all'identificazione degli immobili rispondenti alle esigenze previste. I parametri da tenere in considerazione ai fini di una corretta valutazione degli immobili sono essenzialmente i seguenti:
1. tipo edilizio, tenendo conto delle categorie e classi catastali e della destinazione "ad uso ufficio";
2. esigenze funzionali e spaziali in relazione alle unità di personale da collocare, mezzi e macchinari. Per quanto riguarda le risorse umane l'Agenzia si deve attenere agli standard di superficie pro capite indicati dalla ex Direzione Centrale del Demanio con circolare n.282/T del 9 dicembre 1998 (gli standard di superficie minima sono quelli previsti dall'art.33 del D.Lvo n.626/1994; la superficie massima risponde ai valori medi risultanti dagli studi di settore ed esperienze di progettazione a livello nazionale ed internazionale, ovvero 20-25 mq. per addetto comprensivi di spazi complementari e spazi per la distribuzione ambientale funzionale);
3. ubicazione e dotazioni infrastrutturali (viabilità, collegamenti e accessi, verde pubblico, servizi e attrezzature commerciali);
4. valori di mercato per la determinazione del canone, sul quale si consiglia la previa acquisizione di un parere circa la congruità dello stesso da parte dell'Ufficio Tecnico territorialmente competente.
Inoltre occorre verificare che gli immobili individuati rispettino i requisiti tecnici previsti dalla normativa di riferimento (standard di sicurezza previsti dal D.Lvo n.626/1994 e successive modificazioni e integrazioni, requisiti igienico-sanitari, agibilità dell'immobile, rispetto dei criteri di accessibilità, adattabilità e visibilità dell'edificio, ecc.).
Gli immobili che rispondono alle caratteristiche richieste, definite in funzione dei parametri e dei requisiti tecnici sopraindicati, vengono classificati da un punto di vista tecnico ed economico ed inseriti come soluzioni alternative nel piano di amministrazione del patrimonio immobiliare.
I piani di amministrazione territoriali proposti dagli Uffici Acquisti delle Direzioni Regionali vengono analizzati e validati dall'Ufficio Acquisti APOI che li inserisce in un piano generale a livello nazionale.
Ulteriori indicazioni circa la predisposizione dei piani di amministrazione del patrimonio immobiliare saranno contenute in successive comunicazioni.

2. Procedura di acquisizione in locazione e stipula del contratto
Accertata la disponibilità di budget ed ottenuta l'autorizzazione alla spesa da parte dei dirigenti incaricati, secondo i livelli autorizzativi previsti dal Manuale Acquisti, l'Ufficio Acquisti competente territorialmente avvia la procedura di acquisizione in locazione dell'immobile.
Ai fini della stipula del contratto dovranno essere obbligatoriamente prodotte da parte del locatore le seguenti certificazioni attestanti che l'immobile da acquisire in locazione rispetta i requisiti tecnici previsti dalla normativa di riferimento, che poi dovranno essere allegate al contratto di locazione:
- certificazione catastale comprovante la specifica destinazione ad "uso ufficio", risultante da licenza o concessione edilizia (si ricorda che al fine del riconoscimento dell'applicazione dell'IVA sul canone di locazione al locatore, l'immobile deve necessariamente risultare accatastato nelle categorie B-C-D-E oppure nella categoria A10, se prevista nella concessione edilizia);
- planimetrie dei locali;
- attestazione relativa al rispetto degli standard di sicurezza ai sensi del D.Lvo n.626/1994 e successive modificazioni e integrazioni;
- certificazione prescritta dalle leggi di prevenzione incendi o perizia sostitutiva ai sensi del DPR 12 gennaio 1998 n.37;
- attestazione relativa all'adeguamento dell'impianto elettrico alle norme di sicurezza in base alla normativa vigente;
- attestazione relativa alla sussistenza dei requisiti igienico-sanitari tramite certificazione della ASL;
- certificato o dichiarazione sostitutiva di agibilità dell'immobile;
- certificazione o perizia giurata relativa al collaudo statico dell'immobile;
- certificazione attestante il rispetto dei criteri di accessibilità, adattabilità e visibilità dell'edificio nel rispetto della legge 9 gennaio 1989 n.13, delle prescrizioni tecniche di cui al Decreto del Min. LL.PP. 14 giugno 1989 n.236 e del D.P.R. 24 luglio 1996 n.503 per l'abbattimento delle barriere architettoniche.
Le indagini preliminari effettuate sul mercato immobiliare, tenuto conto dei parametri di valutazione e dei requisiti tecnici previsti dalla normativa di riferimento secondo quanto illustrato nel precedente paragrafo, devono essere opportunamente documentate al fine di individuare in modo chiaro ed univoco l'immobile rispondente alle esigenze previste. Questa identificazione, che conferisce all'immobile scelto un carattere di unicità nel contesto immobiliare di riferimento, consente, previo inserimento dell'immobile stesso nel piano di amministrazione del patrimonio immobiliare, di procedere alla fase di stipula del contratto ricorrendo a trattativa privata con il proprietario.
Si può quindi portare a termine la negoziazione e provvedere alla stesura formale del contratto nella forma di scrittura privata, secondo lo schema dell'allegato1. Sostanziali difformità rispetto a tale schema contrattuale dovranno essere sottoposte all'approvazione dell'Ufficio Acquisti APOI.
La gestione dei contratti rientra nella competenza degli Uffici Acquisti che dovranno svolgere gli adempimenti successivi all'acquisizione degli stessi e curare i rapporti con i locatori.
Si precisa che per la gestione dei contratti che riguardano la locazione di immobili si deve fare comunque riferimento alle disposizioni normative del codice civile, della legge sull'equo canone del 27 luglio 1978 n.392, in quanto applicabile, ed altre specifiche normative.
Occorre evidenziare che nel corso delle trattative con il locatore ed ai fini della stipula del contratto occorre considerare quanto segue:
il soggetto locatore che abbia una forma legale societaria, dovrà fornire tutti i dati ed i requisiti minimi richiesti per poter rientrare tra i fornitori dell'Agenzia, ovvero numero di iscrizione al Tribunale, ragione sociale, dati fiscali e sede legale, certificato a data corrente emesso dal Tribunale competente attestante che la Società stessa non é fallita e che non sono in corso procedure concorsuali, nonché le generalità del rappresentante legale autorizzato a riscuotere ed a quietanzare; se iscritto a C.C.I.A.A., il numero ed il certificato di iscrizione completo (con certificazione antimafia di cui al D.P.R. 3 giugno 1998 n. 252).
Se, invece, il soggetto locatore é un privato si dovrà riportare sul contratto nome, cognome, luogo e data di nascita, domicilio e codice fiscale;
- la registrazione del contratto con le relative spese, comprese quelle di stampa e carta bollata, sono a carico del locatore privato. Nel caso in cui il proprietario dell'immobile, per la sua natura giuridica, invocasse la norma dell'equo canone art.8, si potrà convenire la ripartizione in parti uguali delle spese suddette.
Occorre inoltre precisare che nel corso della trattativa si dovrà aver cura di proporre, tra le clausole opzionali, quelle di maggior convenienza per l'Agenzia stessa.
Rivestono invece carattere obbligatorio le clausole riguardanti:
- la durata minima per i contratti di locazione, che é di 6 anni, e la possibilità per l'Agenzia di recesso anticipato, di cui all'art.27 della legge sull'equo canone n.392/78;
- l'esonero da parte dell'Agenzia dell'obbligo di versamento del deposito cauzionale al locatore;
- la regolarità dell'immobile dal punto di vista urbanistico con le destinazioni d'uso necessarie per l'Agenzia;
- la conformità dell'immobile alle norme di legge in materia igienico-sanitaria, impiantistica e di sicurezza.
Risulta inoltre consigliabile l'inserimento nei contratti di locazione della clausola riguardante la rinuncia del locatore al diniego della rinnovazione alla prima scadenza per i motivi di cui all'art.29 della legge del 27 luglio 1978 n.392.
Per gli immobili in locazione, in sede contrattuale, é opportuno precisare che le opere di manutenzione ordinaria e straordinaria sono a carico del proprietario a norma degli artt.1576 e 1609 del c.c.. Pertanto, eventuali interventi che si rendessero necessari per il regolare utilizzo dell'immobile (ad esempio sostituzioni di elementi interni o comuni, manutenzioni straordinarie, ristrutturazioni, installazioni e sostituzioni di impianti, adeguamento degli impianti a leggi e regolamenti) devono essere effettuati a cura del proprietario stesso, a seguito di richiesta formale.
In caso di inadempienza del locatore, l'Agenzia inoltrerà un'ulteriore richiesta di esecuzione delle opere necessarie ed urgenti, concedendo un congruo termine con l'avvertenza che, decorso inutilmente tale periodo, provvederà direttamente all'esecuzione in danno del medesimo. Per l'eventuale recupero giudiziale delle somme anticipate ci si avvarrà dell'organo legale competente.
Le eventuali opere di adattamento che in via eccezionale risultino necessarie per particolari esigenze funzionali degli uffici (laboratori chimici, UTF) potranno essere eseguite a spese dell'Agenzia, fermo restando che l'importo non deve superare i 50.000 Euro IVA esclusa. Nel caso in cui le opere da effettuarsi sull'immobile possano considerarsi migliorative, sarà cura dell'Ufficio Acquisti condurre le trattative con il locatore proponendo come clausola contrattuale il rilascio delle modifiche non rimovibili a compensazione del ripristino da effettuare. Diversamente sarà opportuno inserire nel contratto la clausola che preveda l'esenzione per l'Agenzia dall'obbligo di ripristino al termine della locazione.
In assenza delle predette condizioni l'Ufficio Acquisti dovrà orientare la propria scelta su un immobile che possieda già le caratteristiche volumetriche e strutturali rispondenti alle esigenze funzionali degli uffici.
Sia le opere di adattamento suddette, sia eventuali interventi di qualsiasi genere che dovessero effettuarsi su immobili demaniali, dovranno essere rilevati nei piani di amministrazione del patrimonio immobiliare in modo da consentire all'Ufficio Acquisti APOI di richiedere l'assegnazione dei fondi necessari, ovvero un intervento diretto da parte dell'Agenzia del Demanio nel caso di immobili demaniali, secondo modalità che saranno oggetto di successive comunicazioni.
Le modalità di pagamento dei canoni di affitto e degli oneri condominiali saranno regolate nel contratto di locazione; si raccomanda comunque la periodicità semestrale posticipata per non appesantire la gestione interna dei pagamenti. In ogni caso, al fine di facilitare i compiti degli uffici contabili e per consentire il versamento dell'importo dovuto, si dovrà inserire nel contratto una clausola che preveda da parte del locatore che sia soggetto ad IVA, la trasmissione della fattura entro il termine dei 30 giorni antecedenti la data di scadenza di ciascuna rata; tale documento dovrà essere indirizzato all'Ufficio Acquisti della Direzione Regionale competente territorialmente, ed intestato all'Agenzia delle Dogane. Nel caso in cui il locatore non sia soggetto ad IVA, l'Ufficio Acquisti deve predisporre un documento interno di rilevazione contabile secondo l'esempio di scheda in allegato 2; il contratto di locazione dovrà, tuttavia, contenere una clausola che preveda l'obbligo a carico del locatore di quietanzare il pagamento delle rate liquidate dall'Agenzia.
L'aggiornamento ISTAT del canone di locazione, se richiesto dal proprietario, deve essere previsto come clausola espressa nel contratto di locazione, ai sensi dell'art.1 comma 9 sexies della legge n.118 del 5 aprile 1985. Tale adeguamento potrà essere corrisposto solo a seguito di richiesta formale da parte del locatore e sarà effettivo a decorrere dal primo giorno del mese successivo a quello di presentazione della richiesta suddetta. Il coefficiente di variazione ISTAT da prendere in considerazione sarà quello del mese precedente la decorrenza del contratto, riferito ovviamente allo stesso mese dell'anno precedente.
L'uso gratuito degli immobili può essere regolarizzato attraverso la stipula di contratti in comodato d'uso, in sostituzione delle modalità precedentemente utilizzate ovvero dei contratti a canone ricognitorio o dei verbali di consegna.
La firma dei relativi contratti spetta al personale autorizzato in base ai livelli autorizzativi definiti nel Manuale degli Acquisti.
La rappresentanza in giudizio spetta all'Avvocatura distrettuale territorialmente competente, come previsto nel protocollo di intesa nr.606/MAN dell'11 giugno 2001.

3. Attività sul sistema gestionale
Al momento del rinnovo o della stipula di un contratto di locazione si deve procedere immediatamente all'inserimento a sistema del contratto stesso, quindi alla creazione di un ordine per la parte di competenza dell'esercizio in corso, per consentire l'impegno del budget.
Premesso che il pagamento del canone di locazione avviene secondo le modalità definite nel contratto di locazione, sia per i nuovi contratti che per i contratti in corso l'Ufficio Acquisti deve richiedere al locatore di inviare periodicamente i necessari documenti di pagamento (fatture se il locatore possiede P.IVA, ovvero richieste di pagamento), secondo le modalità descritte nel precedente paragrafo. Tale documento andrà trasmesso entro il termine massimo di 20 giorni antecedenti la data di scadenza di ciascuna rata agli uffici contabili.
Di seguito vengono descritte le fasi attraverso cui si realizza la gestione degli immobili in locazione sul sistema Oracle, distinguendo le attività di:
a. gestione dei contratti di locazione, inclusi quelli aventi ad oggetto canoni a titolo ricognitorio, per i quali sarà necessario effettuare l'inserimento dei contratti di locazione, la creazione dell'ordine, la ricezione, la contabilizzazione e il pagamento;
b. gestione degli oneri condominiali che richiederà l'inserimento degli ordini, la ricezione la contabilizzazione e il pagamento;
c. gestione delle rate di competenza di due esercizi, sia per quanto riguarda i canoni di locazione che per gli oneri condominiali.
Si ricorda che le istruzioni tecniche per l'utilizzo della procedura Sigma sono contenute nel manuale utente presente sul sito infosigma.dogane.finanze.it nella sezione "Documentazione e collegamenti" alla voce Manuali.
a) Contratti di locazione, inclusi quelli aventi ad oggetto canoni a titolo ricognitorio
Inserimento contratti
Il personale degli Uffici Acquisti abilitato ad operare sul sistema gestionale procede a registrare il contratto di locazione a sistema come un contratto di acquisto (tipologia di documento), con l'obbligo di compilare i campi relativi ai termini temporali del contratto stesso nonché la periodicità, l'importo e le modalità di pagamento delle rate previste.
Inoltre deve essere allegato il file contenente il testo del contratto.
Nel caso in cui il fornitore non risultasse già presente nell'anagrafica dei fornitori si dovrà procedere preventivamente all'inserimento dello stesso, avendo cura di definire come condizione di pagamento il "pagamento a vista". Qualora il locatore sia soggetto ad IVA, si dovranno valorizzare i campi che definiscono le categorie delle fatture e degli anticipi con la dicitura "fatture istituzionali", diversamente tali campi si valorizzeranno con la dicitura "altri documenti".
Creazione dell'ordine.
Viene creato un ODA standard, legandolo al contratto di acquisto precedentemente inserito, ripartito in tante linee quante sono le rate di pagamento dell'esercizio in corso, con la durata massima di un semestre, utilizzando l'articolo "canone di locazione immobili". In ogni linea deve essere inserito l'importo del singolo pagamento e, nel campo descrittivo, il periodo di riferimento (es. per rate semestrali "canone di locazione immobili gennaio-giugno"). Nel caso in cui ci siano rate di competenza di due esercizi diversi (ad esempio una rata che matura dalla fine di ottobre 2001 sino al mese di aprile 2002), l'ODA da caricare a sistema dovrà essere distinto fra la parte di competenza dell'esercizio corrente e quella relativa all'esercizio successivo; l'ODA standard, inserito a sistema nell'anno corrente, pertanto, dovrà contenere una linea per la quota di costo di competenza dell'esercizio medesimo; l'ODA standard inserita a sistema nell'esercizio successivo deve, invece, contenere una linea per la quota di costo di competenza dell'esercizio in esame.
L'ordine così inserito impegnerà il budget del Centro di Costo interessato secondo le ben note modalità.
In caso di richiesta da parte del locatore di aumento del canone (adeguamento Istat), é necessario modificare l'ordine inserito adeguando gli importi delle linee relative ai pagamenti soggetti a tale variazione.
Ricezione
In considerazione del fatto che le rate delle locazioni passive rappresentano per l'Agenzia dei costi certi nel loro ammontare, che maturano in definiti periodi temporali, all'inizio di ogni esercizio contabile l'ufficio acquisti deve richiamare l'ODA standard precedentemente descritto per effettuare la ricezione a sistema delle relative linee di distribuzione.
Entro il termine dei 30 giorni antecedenti la data di scadenza di ciascuna rata l'Ufficio Acquisti riceve la relativa fattura da parte del locatore o, in assenza di tale documentazione, predispone il documento interno di rilevazione contabile descritto in precedenza. Entro il termine massimo di 20 giorni antecedenti la data di scadenza del pagamento per il periodo considerato, l'Ufficio Acquisti deve:
- annotare il numero dell'ODA e della linea di competenza sulla fattura ovvero sul documento interno di rilevazione contabile, allo scopo di facilitare l'ufficio contabile che effettua il confronto tra bollettino e ODA;
- trasmettere la fattura o il documento interno all'ufficio contabile.
Contabilizzazione e pagamento
L'Ufficio Amministrazione, entro i due giorni successivi al ricevimento del documento contabile (fattura, richiesta di pagamento o documento interno di rilevazione contabile) da parte dell'Ufficio Acquisti, provvede a registrare lo stesso a sistema tramite il confronto con il relativo ordine e ad approvarne il pagamento. In tal modo il documento risulterà presente sullo scadenzario dell'ufficio tesoreria che dovrà provvedere, entro il giorno successivo, ad inoltrare la disposizione di pagamento in banca.
b) Oneri condominiali
Il pagamento delle spese condominiali avviene attraverso bollettini periodici di importo fisso ed un conguaglio che viene comunicato l'anno successivo.
Creazione dell'ordine
Per la gestione delle spese condominiali il personale dell'Ufficio Acquisti abilitato ad operare a sistema provvede a:
- creare un ODA standard composto da tante linee quante sono le rate di pagamento dell'esercizio in corso, con la durata massima di un trimestre;
- per ogni linea inserire l'importo del singolo bollettino utilizzando l'articolo "spese condominiali" e, nel campo descrittivo, indicare il periodo di riferimento (es. per rate trimestrali "spese condominiali gennaio-marzo"), impegnando così il budget.
A fine anno, sulla base di eventuali spese aggiuntive da sostenere, il personale abilitato ad operare a sistema deve aggiungere una linea all'ODA predetto indicando la stima del conguaglio che perverrà l'anno successivo (specificando nel campo descrittivo "spese condominiali - stima conguaglio") allo scopo di impegnare il budget necessario.
Ricezione
In considerazione del fatto che le rate delle locazioni passive rappresentano per l'Agenzia dei costi certi nel loro ammontare, che maturano in definiti periodi temporali, all'inizio di ogni esercizio contabile l'ufficio acquisti deve richiamare l'ODA standard precedentemente descritto per effettuare la ricezione a sistema delle relative linee di distribuzione.
Al momento della consegna dei bollettini periodici di c/c, il personale dell'Ufficio Acquisti abilitato ad operare a sistema, entro il termine massimo di 20 giorni antecedenti la data di scadenza del pagamento, provvede a:
- annotare il numero dell'ODA e della linea di competenza (sul bollettino pervenuto o sul documento interno di rilevazione contabile) allo scopo di facilitare l'ufficio contabile nel confronto tra bollettino e ODA;
- trasmettere all'ufficio contabile il bollettino o il documento interno di rilevazione contabile.
A fine anno dovrà essere effettuata:
- la ricezione della linea relativa alla stima del conguaglio, il cui bollettino perverrà l'anno successivo.
L'anno successivo, al momento della ricezione del bollettino di conguaglio, l'operatore dell'Ufficio Acquisti deve provvedere a:
- confrontare l'importo con la linea dell'ODA;
- annotare sul bollettino il numero dell'ODA e della linea di competenza, nonché l'eventuale importo della differenza, allo scopo di facilitare l'ufficio contabile nel confronto tra bollettino e ODA.*
Contabilizzazione e pagamento
L'Ufficio Amministrazione, entro i due giorni successivi al ricevimento del bollettino da parte dell'Ufficio Acquisti, provvede a registrare lo stesso a sistema secondo le seguenti modalità:
- nel caso in cui il conguaglio risulti a credito dell'Agenzia (importo del conguaglio stimato maggiore dell'importo del bollettino di c/c), nel modulo di contabilità fornitori (modulo AP) si provvederà a registrare, in "distribuzione", due distinte linee:
a. la prima per la quota di costo (conguaglio) stimata l'esercizio precedente, che viene confrontata richiamando l'ultima linea del relativo ODA, secondo le note modalità di confronto con ODA di anni precedenti;
b. la seconda, per la differenza tra l'importo stimato e l'importo del bollettino, procedendo ad un inserimento manuale (fattura diretta) imputando al conto n. 4401000100 - sopravvenienze attive gestionali, non lasciando indefinito il campo relativo al centro di costo.
- nel caso in cui il conguaglio risulti a debito dell'Agenzia (importo del conguaglio stimato minore dell'importo del bollettino di c/c), nel modulo di contabilità fornitori (modulo AP) si provvederà a registrare, in "distribuzione", due distinte linee:
c. la prima per la quota di costo (conguaglio) stimata l'esercizio precedente, che viene confrontata richiamando l'ultima linea del relativo ODA, secondo le note modalità di confronto con ODA di anni precedenti;
d. la seconda, per la differenza tra l'importo stimato e l'importo del bollettino, procedendo ad un inserimento manuale (fattura diretta) imputando al conto n. 5802000100 - sopravvenienze passive ordinarie, non lasciando indefinito il campo relativo al centro di costo.
A seguito delle registrazioni il documento contabile risulterà presente sullo scadenzario dell'ufficio tesoreria che dovrà provvedere, entro il giorno successivo, ad inoltrare la disposizione di pagamento in banca.
d. Rate di competenza di due esercizi
Creazione dell'ordine e ricezione
Qualora la suddivisione delle rate di pagamento del canone di locazione o degli oneri condominiali comporti l'esistenza di rate a cavallo di due esercizi (es.una rata semestrale da 600 Euro relativa al periodo novembre 2002 - aprile 2003), il personale dell'Ufficio Acquisti che opera a sistema dovrà inserire nell'ODA dell'esercizio in corso una linea con la parte quota di competenza (ad es. 200 Euro), specificando nel campo descrittivo che si tratta di una rata di competenza di due esercizi (es.
"canone di locazione semestre novembre 2002 - aprile 2003 parte di nov-dic 2002"), sulla quale dovrà essere effettuata la ricezione a sistema entro la fine dell'anno. Nell'ODA dell'esercizio successivo dovrà essere inserita la linea relativa alla parte residua, specificando nel campo descrittivo che si tratta di una rata di competenza di due esercizi (es. "canone di locazione semestre novembre 2002 - aprile 2003 parte di gen-apr 2003") ed inserendo solo l'importo di competenza (ad es.400 Euro). Al momento della ricezione del documento di pagamento si dovrà effettuare la ricezione a sistema della linea suddetta, annotare il numero dei due ordini e delle linee di competenza, quindi trasmettere il documento con le annotazioni all'ufficio contabile.
Contabilizzazione e pagamento
L'ufficio contabile, entro i due giorni successivi al ricevimento del documento contabile (fattura, richiesta di pagamento o documento interno di rilevazione contabile) da parte dell'Ufficio Acquisti, provvede alla registrazione dello stesso a sistema tramite il confronto con i relativi ordini ed all'approvazione al pagamento. In tal modo il documento risulterà presente sullo scadenzario dell'ufficio tesoreria che dovrà provvedere, entro il giorno successivo, ad inoltrare la disposizione di pagamento in banca.
Gli Uffici in indirizzo avranno cura di diramare le disposizioni contenute nella presente procedura alle strutture dipendenti ed assicurarsi del puntuale adempimento delle stesse.
Allegati
OMISSIS