L'incarico all'amministratore non deve essere, per legge, un contratto scritto: basta una semplice delibera. Anzi la Cassazione si è spinta fino ad affermare che se una persona svolge per un notevole lasso di tempo un tale incarico, anche senza accettazione formale dell'assemblea, la sua nomina è riconosciuta dai fatti.

L'esperienza insegna che un contratto, in effetti, non esiste quasi mai. Tutt'alpiù viene accettato un preventivo di una paginetta scarsa, redatto dall'amministratore stesso. E' un grave sbaglio: spesso questo professionista gestisce decine di migliaia di euro ogni anno e ha ormai compiti numerosi, complessi e delicati. Tra l'altro fissare patti chiari rientra non solo negli interessi del condominio, ma anche in quelli dell'amministratore stesso, che così evita di litigare per non sobbarcarsi compiti che non rientrano nelle sue competenze.

I compiti Quindi un contratto con l'amministratore dovrà prima di tutto delineare con certezza ruoli e prerogative. Vi rientreranno, naturalmente, tutti quelli stabiliti dal codice civile e dalle leggi speciali. Tra i primi, l'applicazione delle delibere e del regolamento condominiale, la redazione del rendiconto preventivo e consuntivo, la tutela delle parti comuni (anche contro pericoli e crolli), la riscossione dei contributi condominiali, la rappresentanza in giudizio, la conservazione dei documenti condominiali. Tra i secondi il versamento dei contributi previdenziali del portiere, la tutela della privacy, l'applicazione delle norme sulla sicurezza degli impianti, la sicurezza sul lavoro del portiere e degli altri dipendenti del condominio. Occorre infine fare attenzione sull'esistenza, nel regolamento di condominio, di prescrizioni o compiti particolari previsti per l'amministratore.

Il contratto con l'amministratore sarà l'occasione per definire con certezza altri compiti, che è più ambiguo stabilire se gli competono per legge, prevedendo, se è il caso, compensi aggiuntivi. Per esempio la redazione delle pratiche per ottenere la detrazione del 36% sulle opere di recupero, o altre pratiche che riguardano contributi (rifacimento facciate, risparmio energetico, tetti fotovoltaici, conversione a metano e via elencando). Ma anche assistenza fiscale al condominio, nelle sue nuove vesti di sostituto d’imposta. A rigor di logica, dovrebbe trattarsi di un incarico che esula dalle sue funzioni, tant’è vero che potrebbe essere anche affidato a un commercialista o a chi per lui. Oppure la compilazione dell'elenco fornitori all'Anagrafe Tributaria, prescritto dalla Finanziaria 1998. O infine l'assistenza a lavori di straordinaria manutenzione. ,

Il conto corrente condominiale L'incarico all'amministratore dovrà porre come condizione l'apertura di un conto corrente condominiale, che eviti la pratica diffusa (oggi un po' meno di ieri) di versare su un conto corrente a lui intestato i pagamenti fatti dai proprietari di diversi condomìni amministrati. Se è il caso si può decidere di limitare la possibilità di prelievo dell'amministratore del conto oltre a una certa cifra all'anno, senza l'assenso scritto di incaricarti del condominio stesso . Nel contratto ideale deve esistere la possibilità per condomini incaricati, di controllare quando vogliono gli estratti conto, dietro semplice richiesta allo sportello della banca incaricata. Meglio ancora: i condomini consiglieri dovrebbero ricevere a casa copia degli estratti conto, contrattando con la banca questa possibilità (occorre vincere la ritrosia dei direttori di filiale ad uscire dalle loro abitudini, che sono quelle di emettere un solo estratto conto per cliente).

Le verifiche delle spese Vanno poi decise delle regole per il controllo delle pezze giustificative delle spese e delle utenze. Il controllo deve essere possibile in qualsiasi momento (non solo prima dell'assemblea), ma deve essere concordato con anticipo per evitare che decine di condomini si precipitino costantemente nel suo ufficio intralciando la sua opera. A un consigliere deve essere concesso telefonare ai fornitori per una verifica incrociata delle pezze, per evitare che l'amministratore "furbo" se la cavi con poca fatica, con un bel timbro di" pagato" sulle fatture.

I limiti ai poteri. Nel contratto può essere decretata l'impossibilità di accettare deleghe di voto dell'amministratore, per evitare conflitti di interesse, soprattutto per quel che riguarda la votazione della sua nomina o l'accettazione del rendiconto condominiale da parte dell'assemblea. Si può impedire che riceva da singoli condomini del palazzo la gestione di appartamenti in locazione, perché non sia portato a curare più i loro interessi di quelli della collettività. Può essere anche limitato il periodo di proroga del suo mandato, se non si riesce a raggiungere in assemblea il quorum per la nomina di un altro amministratore o per la riconferma dell'attuale, imponendo in tal caso il ricorso al giudice. L'amministratore può essere costretto a versare una penale se, decaduto dall'incarico, non consegna entro un certo periodo la documentazione al suo successore in carica. Può essere fissato il periodo entro il quale l'amministratore deve chiedere un decreto ingiuntivo contro i condomini morosi, per evitare atteggiamenti lassisti che danneggiano il condominio. Naturalmente, come i suoi poteri possono essere limitati, all'occorrenza possono anche essere ampliati, purché non ci si scordi mai che l'amministratore dovrà agire a favore del condominio e non di singoli proprietari di locali: altrimenti si rischia la confusione dei ruoli.

Fonte: Ufficio Studi Confappi-Federamministratori