La conservazione dei documenti condominiali e il loro accesso

Il condominio una società in piccolo e ha una struttura e complessità di rapporti che la ricordano. Infatti ha assemblee e dirigenti (l’amministratore), dipendenti (portiere) e sviluppa un gran numero di relazioni con il mondo esterno. Praticamente con il condominio si spazia dal diritto condominiale a quello del lavoro e delle obbligazioni, della legislazione urbanistica. Prima con l’introduzione dell’Iva e dell’Invim, poi con l’lci, quindi con la detrazione sul recupero ed infine con il condominio sostituto d’imposta ci si trova innanzi anche a un complesso intreccio di problemi fiscali.

Regista di tutte queste relazioni è l’amministratore condominiale, il quale a tutela dei diritti di tutto il condominio rispetto a terzi, o di quelli del singolo condomino, ha come unica arma in mano la documentazione esistente. Se ne deduce che diviene centrale l’obbligo di conservarla e di utilizzarla nei limiti del suo mandato.

Occorre sin da subito chiarire però che non tutti i documenti condominiali hanno valore rispetto a terze persone coinvolte. Rispetto a una pretesa esterna (quella di un fornitore o di una ditta appaltatrice, per esempio), è assolutamente inutile produrre come prova un rendiconto condominiale approvato o una delibera riportata nel registro verbali: si tratta di atti con valore esclusivamente interno, mentre le vere prove restano contratti di appalto o fatture. Per il resto ciascun condomino è responsabile per l’intero debito di tutto il condominio, e per questo nessuna attribuzione interna di una spesa ha rilievo, nell’opporsi a una richiesta di un creditore del condominio. Ciò vale ugualmente nei rapporti tra condominio e Fisco, amministrazione pubblica in genere, Inps, compagnie di assicurazione, banche e proprietari di fabbricati vicini.

Un discorso più ambiguo è quello del regolamento condominiale contrattuale, negli articoli in cui esso stabilisca limitazioni alla proprietà o diritti particolari che, almeno in teoria, sarebbero trascrivibili presso i registri immobiliari. Qualora infatti anche il regolamento contrattuale sia trascritto (lo si può fare, come atto allegato al rogito di acquisto o a una convenzione) esso può, in determinate circostanze, assumere valore rispetto a terzi. Per esempio se nel regolamento è chiaramente specificato che esiste un diritto di proprietà su un lastrico solare, la relativa controversia con un vicino che lamenti il mancato rispetto delle distanze minime tra le costruzioni coinvolgerà solo il proprietario del lastrico

Talora comunque rapporti che sarebbero esclusivamente interni possono assumere rilevanza anche per terzi. E’ il caso del comune che, per dare un assenso edilizio a delle opere, chieda copia della delibera assembleare che le approva. Oppure quello del Fisco che pretende, per concedere la detrazione fiscale del 41-36%, che l’amministratore invii la ripartizione millesimale della spesa (e non solo, qualora essa cambi, in seguito a incrementi dei costi o varianti in corso d’opera, chiede che sia inviata la ripartizione aggiornata).

Dall’obbligo di conservazione dei documenti deriva strettamente il diritto dei condomini di richiedere che l’amministratore li dia in visione. In particolare, il riscontro delle pezze giustificative delle spese è un diritto di qualunque condomino (non solo degli eventuali consiglieri), che si può esigere in qualsiasi momento (non solo alcuni giorni prima dell'assemblea in cui si approva il bilancio consuntivo, come alcuni amministratori tendono a far credere). Una conferma tra le tante viene dalla Cassazione (sentenza 8460 del 26 agosto 1998) in cui si dice che tale diritto trova un limite solo quando" risulti di ostacolo all'attività di amministrazione, non sia contraria ai principi di correttezza, e non si risolva in un onere economico per il condominio (dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti)". La Cassazione ha ribadito il principio anche con la sentenza n. 15159 del 29 novembre 2001, ricordando che il rapporto tra amministratore e condomini è analogo a quello del mandato di rappresentanza, e quindi i condomini hanno sempre e in ogni tempo poteri di vigilanza e controllo sull’attività di gestione. Il condomino che chiede di visionare i documenti, anche relativi a bilanci arretrati già approvati in assemblea, non è tenuto a specificarne la ragione. Se l’amministratore si rifiuta, gli spetta dimostrare che la richiesta è dettata da motivi futili o inconsistenti , o non li riguarda personalmente o comunque è contraria a principi di correttezza o lede gravemente la privacy altrui. Non è finita: se vi è stata impossibilità di consultazione dei documenti da parte anche di un solo condomino, la delibera presa nell’assemblea successiva è annullabile, con impugnazione entro 30 giorni (Cassazione 11/9/03, n. 13350). Grava comunque sui condomini l'onere di dimostrare che l'amministratore non ha loro consentito la consultazione (Cassazione n. 1544/2004).

Un amministratore serio comunque reca con se le pezze giustificative alle assemblee condominiali. Anzi, vi sono sentenze della magistratura (per esempio Corte di Appello di Milano, n. 1824 del 1993), che considerano annullabile l'approvazione di un rendiconto privo degli allegati documenti giustificativi .

Un particolare diritto, infine, e quello di accesso sancito dal codice della protezione dei dati personali (art. 7 del Dlgs n. 196/2003).Esso riguarda tra l’altro l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati posseduti dall’amministratore, nonché la loro cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco , se sono stati trattati in violazione di legge.

Tempi minimi di conservazione dei documenti

Acquisto beni, apparecchiature: contestazione sui vizi	1 o 2 anni ^(1)
Appalti: contestazione vizi gravi	10 anni ^(2)
Appalti: contestazione vizi non gravi	2 anni ^(2)
Appalti: fatture o ricevute artigiani	3 anni
Atti notarili (per esempio compravendite, costituzione di servitù, mutui fondiari eccetera)	per sempre
Banca: bonifici, pagamenti tramite conto corrente	10 anni
Bollette elettriche, telefoniche, del gas, ecc.	5 anni
Contributi INPS	per sempre ^(3)
Ici	6 anni ^(4)
Irpef, Iva: pagamenti, dichiarazioni	6 anni ^(5)
Irpef: detrazione del 41 o del 36%	6 anni ^(5)
Mutui (ricevute di pagamento delle rate)	per sempre
Polizze: rate	1 anno ^(6)
Professionisti: parcelle	3 anni
Rate di pagamento	5 anni
Rifiuti: tassa o canone	10 anni
Rate condominiali	5 anni

(1) Il termine più lungo vale per gli acquisti da negozianti da parte del consumatore

(2) Dalla scoperta del danno

(3) Rispetto al contenzioso con l’Inps sarebbero 5 anni, ma il lavoratore può a distanza di un decennio dalla fine lavoro chiedere i danni per il mancato versamento

(4) Sarebbero 5 anni, ma; in tutte le Finanziarie scorse è stato prorogato di un anno;

(5) Sarebbero 5 anni, ma decorrono dall’anno successivo a quello della dichiarazione annuale;

(6) Dalla scadenza della rata.

Fine: Ufficio studi Confappi-Federamministratori

Il nodo del passaggio di consegne e gli obblighi dell’ex amministratore

Nel passaggio delle consegna tra vecchio e nuovo amministratore il nodo principale diviene spesso la mancata consegna di tutta la documentazione necessaria.

I motivi possono essere inconfessabili: per esempio l’ex amministratore teme di offrire prove di dolo o colpa nel suo operato. Spesso però la mancata restituzione viene giustificata con il fatto che l’ex amministratore non è stato rimborsato di somme dovute. Infine ci si è chiesto se il professionista subentrante abbia bisogno o meno di una specifica autorizzazione dell’assemblea, per agire in giudizio per richiedere indietro la documentazione.

A tutti questi dubbi ha risposto la sentenza n. 13504/1999 della Cassazione, che ha innanzitutto affermato che il precedente amministratore non può trattenere i documenti finché non rimborsato delle somme anticipate per conto del condominio. Il principio secondo il quale non si adempie agli inadempienti non opera,” non essendovi corrispettività né interdipendenza tra dette prestazioni, originate da titoli diversi”. .Poi ha dichiarato che il nuovo amministratore non ha alcuna necessità per far causa di ottenere l’assenso dell’assemblea, in quanto questa prerogativa gli deriva direttamente dagli articoli 1130-1131 del codice civile che gli attribuisce la rappresentanza giudiziale attiva nelle liti, perché la documentazione è essenziale perché possa svolgere il mandato che gli è stato conferito. Sene sussistono i motivi, si può chiedere al Giudice un provvedimento d’urgenza ai sensi dell’articolo 700 del codice di procedura civile e l’ex-amministratore finirà per pagare anche le spese legali e gli eventuali danni..

La certificazione Uni-Iso dell’amministratore e i documenti condominiali

Una certificazione di qualità dell’amministratore condominiale, pur in mancanza di un albo o un ruolo professionale, è stato un obiettivo perseguito con tenacia da alcune associazioni di categoria, ma con scarsi risultati pratici. L’unico risultato normativo che sia stato mai raggiunto a livello nazionale, è la norma Uni-En 1081 datata 20 novembre 1998 sulla funzione e i requisiti minimi di qualificazione dell’amministratore condominiale e immobiliare, di cui del resto si è parlato già poco al tempo dell’emanazione e che da quel momento sembra finita nel cassetto delle cose dimenticate.

Non a caso tale norma non è stata aggiornata a nessuno degli adempimenti imposti o suggeriti dalla normativa più recente (detrazione del 36-41% ) o anche della giurisprudenza consolidata (non si parla, per esempio, di obbligo del conto corrente intestato al condominio).

Dato per scontato che il tentativo è stato lodevole, la norma stessa pare elencare più un insieme di buone intenzioni piuttosto che standard di qualità della professione concreti, fattibili e misurabili. Non si è affrontato, in particolare, il nodo di come redigere un corretto rendiconto condominiale, di cassa, di competenza o (come sarebbe augurabile) di tipo misto, fornendone esempi adeguati alla prassi quotidiana. Un paragrafo anodino è dedicato a un altro problema centrale, quello delle garanzie sulle somme che transitano nell’ufficio del professionista. L’amministratore dovrebbe “fornire un adeguata garanzia e sicurezza per le somme depositate anche attraverso idonea copertura assicurativa o fideiussoria per rischi. professionali a tutela degli. interessi e diritti degli amministrati”. Ora la polizza contro i rischi professionali non è particolarmente difficile da ottenere (in genere è un presupposto per poter iscriversi a un’associazione seria). Difficilissimo da risolvere è invece il problema della garanzia sulle somme affidate dai condomini, che nessuna banca o compagnia è disposta a concedere se non imponendo costi stratosferici, anche perché la maggior parte del denaro in mano all’amministratore stesso non costituisce una fatturato della sua attività, ma è in semplice “transito” per il pagamento di fatture, contributi e costi. Senza un vasto intervento normativo la fideiussione resta e resterà una chimera.

In compenso la norma Uni ha il merito di affrontare, in un suo allegato, il nodo della documentazione condominiale, creando un elenco “ideale” (lo riportiamo nel box). Vi è qualche scivolamento nell’utopia (libro verbali vidimato dal notaio; schede grafico-tecniche degli impianti). Non mancano, però, anche delle lacune: non si fa cenno, per esempio, alla documentazione per la detrazione del recupero, agli assensi urbanistici e relative sanatorie, al libretto caldaia in caso di impianti centralizzati, al libretto dell’ascensore, ai libretti di istruzioni degli apparecchi condominiali, alla documentazione della situazione contributiva del personale dipendente, alla relativa documentazione necessaria ai fini della sicurezza lavoro,al fascicolo del fabbricato (dove lo prevedono leggi regionali, cioè in Lazio e Campania).

L’elenco della documentazione dell’amministratore certificato Iso

(norma Uni 10801/1998)

1) libro dei verbali vidimato da un notaio;

2) planimetria aggiornata degli stabili con la data dell’ultimo aggiornamento;

3) elaborato planimetrico con la rappresentazione delle parti e luoghi comuni costituenti la comunione generale e le eventuali comunioni parziali;

4) anagrafica dei partecipanti aventi titolo al condominio con i riferimenti catastali indicati nella planimetria*;

5) schede grafico-tecnica degli impianti (riscaldamento centrale, condizionamento, acqua sanitaria, scarichi, gas, elettrico comune, telefonico, ascensore, antenna centralizzata, antincendio);

6) copia autentica della polizza globale fabbricato;

7) attestati di conformità degli impianti con nulla osta Vigili del fuoco., se dovuti;

8) eventuali decreti di vincolo storico-artistico o paesaggistico;

9) tabelle dei millesimi di proprietà generale e tabelle derivate per il riparto delle spese complete dell’elaborato di calcolo;

10) regolamento condominiale o di gestione, se esistente, con la chiara indicazione della data del verbale di approvazione, se trattasi del regolamento assembleare o del rogito – allegandone copia originale – se trattasi di regolamento contrattuale; con tutti i verbali e/o atti di eventuali modifiche;

11) raccolta dei rendiconti e riparti degli ultimi cinque anni approvati dalle rispettive assemblee con la firma di convalida del presidente dell’assemblea, del segretario e dell’amministratore;

12) raccolta dei contratti stipulati;

13) atti e convenzioni costitutivi di servitù prediali e di altri diritti di terzi;

14) raccolta dei giustificativi di spesa per i quali la legge prevede la conservazione per periodi superiori a cinque anni;

15) tutte le scritture e le documentazioni previste dalla legge e connesse con il ruolo del sostituto d’imposta del condominio;

16) codice fiscale se ed in quanto dovuto;

17) partita IVA dell’amministratore, se dovuta.

Fonte: elaborazione Confappi-Federamministratori su norma Uni