Quinta puntata sul ruolo del professionista in condominio per il Resto del Carlino

Amministratore e conservazione documenti condominiali

Tra gli argomento che non vengono mai trattati nei libri sul condominio c’è quello del dovere dell’amministratore a conservare i documenti condominiali. Eppure ha una notevole importanza. Il condominio è destinato ad avere vita lunga; di solito aldilà dell’esistenza umana.

È una società in piccolo e ha una struttura e complessità di rapporti che ricordano proprio quelli societari. Infatti ha assemblee e dirigenti (l’amministratore), dipendenti (portiere) e sviluppa un gran numero di relazioni con il mondo esterno. Praticamente con il condominio si spazia dal diritto condominiale a quello del lavoro e delle obbligazioni, della legislazione urbanistica. Prima con l’introduzione dell’Iva e dell’Invim, poi con l’Isi e l’lci, quindi con la detrazione sul recupero ed infine con il condominio sostituto d’imposta ci si trova innanzi anche a un complesso intreccio di problemi fiscali. A tutela dei propri diritti il condominio dovrà garantirsi, con la conservazione della documentazione idonea, da ogni pretesa di estranei. Ogni amministratore deve pertanto avere ben chiaro che fra i suoi compiti c’è anche quello di conservare tutti i documenti che hanno valore di prova per certificarlo. Di fronte alle richieste esterne, si deve tener conto che le prove delle proprie ragioni non derivano mai dal fatto che da un certo bilancio condominiale appaia che un qualsivoglia lavoro è stato pagato. Derivano invece da documenti come fatture, visure all’ufficio del registro, bollette, che sono stati emessi da altri. Il condominio dovrà pertanto avere un archivio in cui devono essere conservati tutti i documenti attinenti i rapporti con terze persone o società, almeno fino al limite della prescrizione. Indichiamo nei paragrafi che seguono i periodi entro i quali la documentazione dovrà essere conservata.

Registro verbali

Il registro verbali, obbligatorio ai sensi dell’articolo 1136 del codice civile, dovrà essere conservato per tutta la durata della vita condominiale. In esso si riflettono tutti i rapporti interni ed esterni. È come il giornale di bordo di una nave che segna ora per ora il suo navigare. Poiché in seguito a compravendite, i partecipanti al condominio mutano, unico documento storico e con valore di prova dei diritti e dei doveri interni al condominio è il registro verbali che dovrà essere accuratamente aggiornato e custodito dall’amministratore.

Ricevute di pagamento

Le ricevute di pagamento riguardanti l’esecuzione di lavori e le forniture di beni e servizi devono essere conservate in originale fino al limite della prescrizione, che è di dieci anni decorrenti dal giorno in cui il diritto può essere fatto valere (articolo 2946 del codice civile). Il limite di dieci anni può essere prolungato da certe leggi, come quelle fiscali. Per esempio è noto che fino al 31 dicembre 2002 resta in vigore l’Invim per il privato che ha acquistato o ereditato un immobile prima della fine del 1992. Dall’ammontare dell’Invim è però possibile scalare, secondo un certo meccanismo di calcolo, le cosiddette spese incrementative (cioè quelle affrontate per l’acquisto di materiali e di prestazioni allo scopo di effettuare riparazioni nell’edificio). Benché sia buona norma per l’amministratore certificare al più presto possibile l’incidenza di questo tipo di spese su ciascun condomino, resta necessario conservare la relativa documentazione in originale per un periodo che può facilmente superare il decennio.

Il diritto al riscontro delle pezze giustificative

Il riscontro delle pezze giustificative delle spese è un diritto di qualunque condomino (non solo degli eventuali consiglieri), che si può esigere in qualsiasi momento (non solo alcuni giorni prima dell'assemblea in cui si approva il bilancio consuntivo, come alcuni amministratori tendono a far credere). Una conferma tra le tante viene dalla Cassazione (sentenza 8460 del 26 agosto 1998) in cui si dice che tale diritto trova un limite solo quando" risulti di ostacolo all'attività di amministrazione, non sia contraria ai principi di correttezza, e non si risolva in un onere economico per il condominio (dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti)".

La Cassazione ha ribadito il principio anche con la sentenza n. 15159 del 29 novembre 2001, ricordando che il rapporto tra amministratore e condomini è analogo a quello del mandato di rappresentanza, e quindi i condomini hanno sempre e in ogni tempo poteri di vigilanza e controllo sull’attività di gestione. Il condomino che chiede di visionare i documenti, anche relativi a bilanci arretrati già approvati in assemblea, non è tenuto a specificarne la ragione. Se l’amministratore si rifiuta, gli spetta dimostrare che la richiesta è dettata da motivi futili o inconsistenti, o non li riguarda personalmente o comunque è contraria a principi di correttezza o lede gravemente la privacy altrui. Un amministratore serio comunque reca con se le pezze giustificative alle assemblee condominiali. Anzi, vi sono sentenze della magistratura (per esempio Corte di Appello di Milano, n. 1824 del 1993), che considerano annullabile l'approvazione di un rendiconto privo degli allegati documenti giustificativi.

Rapporti con il consiglio di condominio

Il consiglio di condominio esiste solo come creazione del regolamento condominiale. Il codice non lo contempla.

La sua costituzione il numero dei membri e le sue funzioni sono diversi. a discrezione dei singoli regolamenti condominiali. Possiamo tentare di catalogare i consigli in due specie:

a) consiglio creato con funzioni ben precise;

b) consiglio istituito senza particolari compiti.

Il primo può coesistere proficuamente con l’amministratore ed essergli d’aiuto, oltre a esercitare un ruolo di controllo. Purché, naturalmente. le sue funzioni non si sovrappongano con quelle dell’amministratore stesso. così come stabilite dagli articoli 1930 e 1931 del codice civile. Se invece il consiglio non ha mansioni precise, la sua funzione consultiva è svuotata di potere. L’amministratore può consultarlo quando ritiene opportuno, sentirne l’umore e il parere che però non vincola mai legalmente le sue scelte. Anche se di fatto il prestigio del consiglio resta comunque importante.

In nessun caso, comunque, i consiglieri si possono sostituire all’assemblea nel prendere decisioni valide per tutto il condominio (per esempio, la scelta di un preventivo di ristrutturazione anziché un altro), perfino quando l’assemblea li abbia a ciò autorizzati. Tale decisione sarebbe infatti impugnabile. Infatti per il codice le delibere debbono essere assunte dopo ampio dibattito in cui ciascuno dei condomini presenti direttamente o per delega deve poter cambiare idea.