tratto dal "Manuale del Condominio", di Silvio Rezzonico, ed. Il Sole 24ore
Il Garante per la protezione dei dati personali, in risposta a una serie di quesiti, ha affrontato il problema del rapporto tra diritto alla privacy e disciplina del condominio, redigendo un apposito parere, richiamato nella newsletter dell’Autorità del 05/06/2000 che si riporta.
Nel parere viene chiarito come, dal punto di vista della normativa sulla protezione dei dati personali, i singoli condomini debbano essere considerati contitolari di un medesimo trattamento delle informazioni, delle quali l’amministratore ha la gestione concreta.
Da ciò deriva che ciascun condomino può legittimamente venire a conoscenza dei dati riguardanti gli altri condomini.
Ciò significa che l’amministratore può comunicare ai condomini i dati di bilancio o prospetti contabili sulle quote pagate e sulle eventuali morosità.
Le disposizioni della Legge 675/96 non precludono infatti l’applicazione delle norme codicistiche in tema di condominio, in particolare quelle sulla costituzione dell’assemblea e sulla validità delle sue deliberazioni.
Rispetto ai quorum costitutivi e deliberativi è fondamentale, al fine di valutare la validità dell’assemblea e delle delibere adottate, individuare con esattezza i nominativi dei condomini.
La normativa condominiale non prevede peraltro specifici accertamenti a cura dell’amministratore del condominio volti alla verifica dei registri immobiliari da cui risulti la titolarità dell’immobile. Anzi, secondo la giurisprudenza, è onere dei singoli condomini dimostrare di avere titolo per partecipare all’assemblea (Cass. Sez. II, numero 985 del 04/02/99 e numero 2617 del 20/03/99). Secondo l’ultima sentenza richiamata, <<l’amministratore di un condominio può invocare il principio dell’apparenza del diritto, che giustifica il suo errore di terzo in buona fede, per ottenere il pagamento della quota per spese comuni da colui che si comporta da condomino - nella specie promissario acquirente di appartamenti dell’edificio condominiale, trasferitigli coattivamente con sentenza di primo grado, benché non definitiva perché appellata dalla soccombente controparte, e locati in qualità di proprietario - non avendo l’onere di controllare preventivamente i registri immobiliari per accertare la titolarità della proprietà>>.
In ogni caso, ha osservato come la documentazione in tal modo acquisita può essere messa a disposizione dei condomini che ne facciano richiesta allo scopo di verificare la regolarità delle procedure assembleari o di proporre eventuali impugnazioni delle deliberazioni. Tanto più che il regolamento di condominio, può prevedere la verifica, anche periodica, della legittimazione dei condomini a intervenire all’assemblea, anche previa esibizione di copia o estratti degli atti notarili.
Tuttavia anche in questi casi devono essere rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza di cui all’art. 9 della Legge 675/96, che si riporta: <<I dati personali oggetto di trattamento devono essere: a) trattati in modo lecito e secondo correttezza; b) raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini non incompatibili con tali scopi; c) esatti e, se necessario, aggiornati; d) pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati; e) conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati.
Il trattamento di dati personali per scopi storici, di ricerca scientifica o di statistica è compatibile con gli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati e può essere effettuato anche oltre il periodo necessario a questi ultimi scopi>>.
Gli accertamenti di cui sopra dunque dovranno riguardare soltanto i dati realmente necessari alla verifica del diritto dei singoli condomini a partecipare all’assemblea e al calcolo delle quote rappresentate. Certo è che il condominio, attraverso l’amministratore, deve adottare tutte le cautele per evitare che terzi non legittimati vengano a conoscenza dei dati.
Potranno quindi essere raccolte, ed eventualmente archiviate, solo le informazioni strettamente indispensabili alla convocazione o al funzionamento dell’assemblea (per esempio la proprietà o la superficie dell’immobile ai fini del calcolo dei millesimi), mentre non dovranno essere prese in considerazione altre informazioni.
Il Garante ha anche preso in esame la questione se i numeri telefonici intestati ai singoli condomini debbano essere considerati dati personali. La risposta è stata positiva in quanto essi rientrano nell’ampia definizione legislativa di dato personale, inteso come qualunque informazione relativa a una persona fisica, identificata o identificabile, <<anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione>> (art. 1, comma 2, lettera c), della Legge 675 del 1996).
Tuttavia, sempre secondo il Garante, gli estremi identificativi delle utenze telefoniche intestate ai condomini, non possono essere ricompresi fra gli oggetti di necessaria comunicazione all’interno del condominio, in quanto non sono di nessuna utilità ai fini della determinazione dei diritti e degli oneri di ciascun proprietario.
L’amministratore può peraltro comunicare i numeri di telefono ai condomini richiedenti con il consenso dei diretti interessati (art. 11 della Legge 675/96).